31-10-2020 Odis Data

On voit actuellement de plus en plus de collaborateurs et salariés qui travaillent à domicile dû au contexte difficile de circulation tant au niveau national qu’à l’international et au contexte de protection de leur santé. Entre 2005 et 2017 le travail à distance a pris des proportions importantes soit 159 %. Cependant le travail à distance présente de nombreux problèmes à résoudre. Certains chefs d’entreprise pensent qu’il est très facile d’envoyer un de ses collaborateurs ou plusieurs, hors du bureau, avec un ordinateur portable et la liste des travaux à effectuer.

Nous pensons que ce n’est pas si simple. Cela nécessite des procédures et une organisation particulière pour maintenir les collaborateurs hors des bureaux, sinon cela peut avoir des conséquences préjudiciables pour l’entreprise. Nous avons interrogé un échantillon de personnes, dirigeants d’entreprises ou collaborateurs, pour nous faire part des retours ou analyses qu’ils ont eues dans le cadre de la mise en place d’un travail à distance.

Voici quelques retours, qui font ressortir les remarques les plus importantes.

  • À distance des bureaux les problèmes « techniques » ne sont pas résolus aussi facilement qu’ils ne seraient au sein de l’entreprise.

Le travail à distance a certes la qualité de flexibilité, mais lorsque vous avez des problèmes de connexion ou des problèmes techniques sur votre ordinateur, le responsable informatique n’est pas à côté de vous, il est souvent sollicité, ce qui peut rendre votre travail difficile et fastidieux. Il n’est toujours pas évident de travailler ses dossiers, lorsque vous vous trouvez dans différents pays ou régions, où la réception Internet est parfois aléatoire. Le travail est alors reporté et cause des problèmes d’organisation. Il est donc impératif d’avoir rodé toutes les transmissions numériques afin de réduire au maximum tout incidents perturbateurs.

  • Certains collaborateurs lorsqu’ils rentrent chez eux…….

Lorsqu’on est chez soi il peut être parfois plus difficile de se motiver à se mettre au travail, que lorsque on est au sein d’équipes qui s’activent, la stimulation fait son œuvre. Le travail à domicile n’est pas souvent si serein, lorsqu’on travaille à la maison on est souvent distrait sauf exception, par les enfants, les animaux domestiques ou les tâches à accomplir à la maison. On ne peut pas être aussi productif à la maison, que l’on ne l’est pleinement concentré au bureau. Dans le cas où l’on travaille seul à domicile, il est nécessaire d’organiser des pauses régulières afin d’éviter une saturation ou une accumulation d’heures inconsidérées.

En conséquence des protocoles de travail doivent être mis en place avec les dirigeants. Des points de centralisations réguliers, quasi journalier, doivent être mis en place sous des supports les plus simples possibles, mais relatant avec précisions les activités de la journée. Un suivi étroit est nécessaire donc pour assurer la continuité des performances de l’entreprise.

  • En l’absence des collègues, le manque de contacts avec ses pairs peut être préjudiciable et rendre l’activité professionnelle solitaire.

Cette situation de travail solitaire ne permet pas d’échanger ou de retravailler les idées des collègues. On se retrouve seul. Parmi les palliatifs, hormis la situation actuelle, est de se rendre dans un espace de coworking ou travailler chez un ami , une ou deux fois par semaine. Cela donne un minimum de temps social concomitamment aux engagements professionnels, on se sent plus inclus en parlant avec des interlocuteurs en direct.

Durant le temps libre, il n’est plus possible de partager des moments agréables avec les collègues, dirigeants ou personnes en transit. Il faut trouver une alternative pour rester dans un bain social. Il faut se trouver des motivations pour sortir et rencontrer les gens après une journée de travail. Lors de travail à distance, la solidarité et la dynamique d’équipe est souvent mise à mal par le manque d’interactions qui accompagnent le travail, cela peut nuire à la cohésion d’équipe, qui se construit lors de réunions de déjeuners improvisés ou même de mini réunions à la machine à café !

Il est difficile de remplacer les réunions face-à-face qui permettent de partager des expériences et construire de bonnes relations. Les mailings et SMS ne peuvent pas remplacer de telles situations interactives. Cependant les différents supports de visioconférences peuvent apporter le minimum de partage et d’échanges, mais sans exclure des réunions présentielles indispensables les plus rapprochées possibles, sauf cas de force majeure que nous connaissons actuellement.

  • Il est parfois difficile de se faire comprendre ou communiquer entre collègues ou clients.

Les e-mails et les Visios ne sont pas si productifs que ça. Au sein de l’entreprise quand les interlocuteurs ne répondent pas, il est facile de se rendre à leur bureau et les voir en personne. On résout plus rapidement parfois les problèmes de cette manière, ce n’est parfois pas le cas à travers les canaux numériques ! À travers un e-mail il est difficile d’apprécier parfois la compréhension ou l’approbation de votre interlocuteur. Il s’agit là de la problématique du ton donné au mail. Son interprétation demande à chaque fois de réfléchir à la rédaction, on est souvent tenté d’ajouter un émoji pour flécher le sens du texte. Les plaisanteries sont à manier avec précaution !

  • Est-ce qu’il ou elle travaille ?

Il est nécessaire d’être absolument confiant envers le personnel que l’on dédie au télétravail. Souvent certains dirigeants pensent que la journée va se dérouler en profitant de faire des courses et autres activités, tout en étant disponible par e-mail… C’est un risque possible .Un dirigeant qui connaît bien ses équipes, n’a souvent pas cet avis, dans tous les cas de figure les résultats sur les objectifs et missions en seront la preuve.

Le télétravail ou travail à domicile n’est pas pris par tout le monde au sérieux. Les vicissitudes de l’organisation de la vie professionnelle, surtout dans le contexte que nous connaissons actuellement, amenuise cette appréciation.

  • Dans tous les cas de figure il est nécessaire d’atteindre un équilibre sain entre la vie professionnelle et la vie privée.

Il est très facile, lorsque l’on travail à distance ou en télétravail, de tomber dans l’excès. On finit par avoir l’impression de ne jamais quitter son travail. Il faut se fixer des horaires. On s’interdit de vérifier des arrivées de messages ou mails qui font ré-ouvrir l’ordinateur pour cinq minutes …qui se transforment en une heure ! Après l’heure que l’on s’est fixée de fin d’activité, on porte préjudice à la vie familiale, donc à son équilibre.

À distance l’organisation du travail est encore plus impérative, car lorsqu’on est en retard sur un dossier, on a tendance à s’ajouter des heures supplémentaires. À la longue c’est une pratique dangereuse car on risque de s’épuiser lorsque l’on dépasse les heures raisonnables de travail dans la journée, sans quitter son fauteuil. Des coupures sont impératives, elles procureront une reprise dans le travail beaucoup plus concentrée.

Pour la bonne poursuite de vos qualités professionnelles et de vos missions qui vous sont confiées, il est nécessaire de vous « débrancher » au sens propre comme au figuré ! Mais suite à une organisation de travail bien protocolée !!

Voilà les principales réflexions qui nous ont été transmises et qui peuvent vous apporter des idées d’approches de ce type de collaboration, si vous ne les avez pas déjà eues !

A bientôt !