(Par Olivier Raveneau, directeur produit de Swizi byOpen)
Les Echos Publié le 9 juin 2021

Alors que les entreprises préparent l’allègement du télétravail à partir du 9 juin, elles s’interrogent aussi pour septembre…..

La rentrée 2021 n’aura sans doute pas grand-chose de commun avec toutes celles qui l’ont précédée. D’abord parce qu’elle signe le début de l’ère « post-Covid » et le retour à une vie sociale plus riche. Mais aussi parce que septembre devrait marquer la rupture avec nos anciennes habitudes de travail. En effet, pour beaucoup de salariés qui occupent un emploi de bureau – en particulier dans les grands groupes de plus de 500 salariés – il est probable que le trajet quotidien entre domicile et lieu de travail appartienne à une époque révolue.

Le télétravail a révélé ce que les experts savaient déjà : le temps de trajet est devenu la bête noire des salariés. Une étude menée dans 10 pays par le fabricant américain de mobilier de bureau Steelcase a révélé combien les salariés sont heureux de s’épargner le temps de trajet domicile-travail : sa suppression est mentionnée comme le tout premier avantage du télétravail.

Alors, fini, le poste de travail attitré et la photo de famille posée à côté de l’écran ? Terminé aussi, le concept de « territoire » : le service marketing au troisième, les RH au 7e, la comptabilité au premier… ? OpinionWay révèle que les salariés redoutent le retour au bureau et attendent un renouveau dans le management et l’organisation du travail. Huit sur dix veulent télétravailler à la carte.

Le télétravail offre un confort que beaucoup souhaitent conserver, car il permet un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle tout en assurant une meilleure productivité. Par contraste, les moments où nous pouvons être « ensemble », au bureau, gagnent en importance. Ils deviennent des jalons, des moments de partage et d’échange indispensables à la vie de l’entreprise. Pour être le plus efficaces possible, il faut qu’ils soient organisés en amont.

Prenons l’exemple d’une équipe Marketing, qui s’apprête à revenir au bureau deux jours par semaine. Quand les collègues vont se retrouver, ce sera pour des moments de partage : réunions ou brainstormings. Une enquête réalisée par Infopro Digital Étude et publiée en mai dernier, souligne d’ailleurs « le triomphe du travail hybride et flexible. Pour l’après-Covid-19, les salariés veulent pouvoir exercer leur métier de l’endroit qui leur semble le plus adapté aux tâches demandées : 94 % d’entre eux considèrent que le bureau est le bon endroit pour maintenir le lien social et échanger avec les collègues, 83 % pour travailler avec les collègues et 78 % pour passer des entretiens d’évaluation. »
« Pour près de six personnes interrogées sur dix (58 %), poursuit l’étude c’est aussi un lieu pour se motiver. Le bureau de l’avenir, c’est le « camp de base » évoqué par Luc Dammann, le vice-président pour l’Europe de l’Ouest d’Adobe, soit « un espace où tout le monde se sent bien, qui favorise l’expérience collaborative et où les gens éprouvent du plaisir à se retrouver ». »

Mieux consommer le bâtiment et ses services

Ces dernières années, on a vu exploser le co-working, mais c’était toujours à l’extérieur de l’entreprise : dans des locaux tiers. Il s’apprête à changer de visage : nous allons le transposer dans nos propres bureaux. Nous allons consommer les espaces et les services de nos entreprises comme autrefois nous consommions des espaces et services tiers.

Parce qu’on y est moins, nos espaces de travail deviennent encore plus stratégiques. La dimension de « Workplace as a service » (le bureau consommé comme un service partagé) nous invite à venir au bureau avec un cahier des charges, en fonction de ce qu’on compte y faire ce jour-là. Il faut qu’à notre arrivée tout soit opérationnel :
• Demande de présence sur site + questionnaire de santé en amont, pour garantir la sécurité
• Réaménagement des espaces en temps réel en fonction de l’évolution des mesures sanitaires et de la capacité d’accueil des locaux ;
• Création de communautés, avec une visibilité sur l’agenda des autres membres ;
• Recherche d’un espace en fonction de critères précis : proche baie vitrée, accessible aux personnes à mobilité réduite, deuxième écran, proche salle de réunion… ;
• Commande de plateau-repas ;
• Accompagnement des collaborateurs à ce modèle hybride (conduite du changement) ;
• Récupérer les données d’occupation réelle pour corriger le tir en collant à la réalité des usages.

Rappelons-le pour terminer, les bâtiments représentent le deuxième centre de coûts de l’entreprise, après les salaires. L’entreprise elle aussi trouve son intérêt dans ces nouveaux modes de fonctionnement. La direction des services généraux pourrait très bien, à court terme, établir une facturation interne pour chaque département en fonction de sa consommation des bureaux et services associés. Ce sera du sur-mesure.